Автоматизация 1С:
Как написать требования и сэкономить время

Чек-лист для создания эффективных требований к автоматизации
Смотреть вебинар →

Дорожная карта статей по автоматизации 1С

Автоматизация для эффективного управления
Формирование требований к автоматизации
Выбор исполнителя. Выбор программного продукта
Технологии выполнения проектов автоматизации
Заключение договора
Формирование требований к информационной системе (Обследование)
Проектирование системы
Разработка системы
Подготовка системы к вводу в опытную и промышленную эксплуатацию
Ввод в эксплуатацию и завершение проекта

Для чего необходимо собирать требования к автоматизации

Не тратить время на обсуждение одних и тех же вещей от встречи к встрече при обращении к разным исполнителям.
Минимизировать риск упустить важную информацию и детали, в результате которых исполнитель некорректно поймет объём работ
Проработать требования и, возможно, выявить сложности / риски
Исполнителю легче работать с формализованной информацией: оценка работ или рекомендации будут точнее.
Техническое задание
Требования к автоматизации

Согласуйте все требования с руководством или советом проекта

Часто требования могут противоречить друг другу, быть избыточными или не иметь первостепенной важности для бизнеса.
Руководитель или совет проекта должны определить последовательность и приоритетность задач, а также проработать противоречия.

Укажите характеристику объекта автоматизации

Организация, в которой вы работаете, для вас прозрачна и понятна, но для исполнителя это не так.
Краткое описание деятельности компании. Перечень юрлиц, входящих в объем проекта
Опишите с помощью таблицы вашу организацию. Это поможет исполнителю.

Составьте структуру предприятия и направления деятельности

Если у вас группа компаний, необходимо составить структуру по каждому предприятию.
В каждом подразделении желательно указать количество сотрудников.
Структура поможет осуществить разделение по правам.
Например, если закупками и продажами занимается коммерческий отдел, в котором 3 взаимозаменяемых сотрудника на время отпуска. То в таком случае не нужно усложнять автоматизацию правами доступа.
А если мы видим, что есть дробление по регионам / номенклатуре / заказчикам, то сразу будет разделение по правам и все процессы будут строиться иначе.

Укажите предпосылки проекта автоматизации

Для вас очевидно откуда проект появился. Исполнитель не знает эту важную информацию. Потому что если мы поручаем исполнителю решить какую-то текущую проблему и не сообщаем о предпосылках, то мы можем и не решить самую главную причину автоматизации.
Тезисное описание ситуации и параметров до начала проекта
По мнению руководства (ФИО, Должность) основным мотивом для запуска проекта являются:
Акцент на противоречие или проблему, которая решается в рамках проекта
Изображения, графики, таблицы, подтверждающие наличие проблемы
<Например>
Открытие нового направления​
Усложнение производственного процесса​
Увеличение ассортимента компании​
Рост объема продаж и закупок​
Смена собственника компании и невозможность оперативного получения актуальных отчетов​

Определите цели проекта

По мнению руководства (ФИО, Должность) целями проекта являются:
Цель 1
Создание единой информационной базы предприятия и устранение дублирования операций при вводе информации
Цель 2
Снижение трудозатрат и распределение их равномерно на всех участников системы учета, планирования и управления
Цель 3
Доработать функциональность аналитической системы на базе 1С в части автоматизации процессов бюджетирования, прогнозирования, сбора фактических данных и контроля исполнения бюджета
Цель 4
Предотвращение потерь от использования неактуальной, противоречивой, неполной информации

Разбейте цели на задачи проекта автоматизации

Задачи должны соотноситься (приводить к целям) с целями проекта.
По мнению руководства (ФИО, Должность) задачами проекта являются:
Задача 1
Получение отчета «БДДС», «БДР» (приложение №1) в одной системе. ​
Задача 2
Уменьшение складских остатков от 7%.​
Задача 3
Систематизация и структурирование требований к существующим бизнес-процессам для их последующей автоматизации.​
Задача 4
Обеспечение корректного ввода НСИ и исходных данных на дату запуска ИС в эксплуатацию.​

Перечислите текущие бизнес-процессы

Не тратьте большое количество времени на описание. Достаточно просто перечислить их, указать в каких подразделениях используются, кто ответственный.
Описывайте те процессы, которые участвуют в автоматизации.
Зафиксируйте все бизнес-процессы, подлежащие автоматизации. Бизнес-процессы могут состоять из нескольких процессов.

Опишите требования

Важно описать не только те бизнес-процессы, которые мы хотим автоматизировать, но и функциональные / нефункциональные требования.
Общие нефункциональные требования:
Требования к безопасности (например: обязательно наличие доменной авторизации)
Требования к функциональной архитектуре:
Место создаваемой информационной системы в общей архитектуре предприятия. (например: новая система должна стать мастер-системой для всех остальных систем)
Требования к интеграции (например: требуется интегрировать с существующей системой 1С:Бухгалтерия в части справочников «Контрагенты» и «Договоры»)
Требования по миграции (например: перенести остатки на начало года; все данные, перенос которых не превышает 16 часов переносятся вручную силами Заказчика; данные, отсутствующие в исторической системе дозаполняются в новой системе сотрудниками заказчика перед запуском системы).
Требования к производительности (например: количество одновременно работающих пользователей - 300)
Требования, связанные с использованием стандарта разработки (ограничения реализации). (Например: у заказчика параллельно идет другой связанный проект и надо вести разработку совместно с командой другого проекта)
Требования к документированию (например: оформление согласно ГОСТ 34)
Требованиям по квалификации персонала (например: персонал никогда ранее не работал с продуктами 1С)

Опишите техническую архитектуру

Аппаратные средства и вычислительные ресурсы
Системное и локальное ПО
Рабочие станции, АРМ
Каналы передачи данных
Перечень программных продуктов, порядок их лицензирования, схема размещения

Составьте перечень отсутствующих документов с описанием бизнес-процессов

Если у вас отсутствуют необходимые документы с описанными бизнес-процессами, и исполнителю нужно собирать, формализовывать и согласовывать информацию, то об этом следует написать.

Укажите плановую продолжительность работ

Исполнителю не всегда очевидно, когда планируется начать проект и к какой ожидаемой дате он должен быть завершен. Дата начала проекта может зависеть от сезонности, быть связанной с финансовым годом в вашей компании, со сроками поставок оборудования, с отпусками сотрудников. Причин может быть много.

Укажите сведения об источниках и порядке финансирования

Процесс обеспечения проекта денежными средствами на протяжении всего горизонта его реализации.
  1. Авансирование работ
  2. Отсрочка платежа
  3. Собственные средства или инвестпроект
  4. Поэтапное закрытие работ

Не торопитесь с покупкой ПО

Пока ещё не проведено обследование, не спешите принимать решение о покупке лицензий ПО. Если приобрести продукт до обследования, вы рискуете попросту потратить средства.
Не описывайте ваши бизнес-процессы и требования с привязкой к кому-либо продукту.
Если вам требуется помощь, чтобы создать требования к автоматизации, описать бизнес-процессы или провести обследование, обращайтесь в нашу компанию